Gestión Documental
conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Agrupaciones Documentales
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, las su secciones, las series y las subseries documentales.
- Fondo Documental
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.
- Sección Documental
Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.
- Su sección Documental
Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la su sección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.
La su sección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.
- Serie Documental
Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.
- Subseries Documental
Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
- Unidad Documental
La unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual